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Datenschutzhinweis / Data protection notice

PostNord GmbH Datenschutzhinweis / Privacy Policy

Deutsch und Englisch / German and English

Grundsätze der Datenverarbeitung

Um die Informationspflichten gegenüber unseren Kunden, Lieferanten und Interessenten gemäß Art. 12, 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

 

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

PostNord Logistics GmbH
Skandinavienallee 5
23570 Lübeck-Travemünde
Germany

E-Mail: info.de@postnord.com

 

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhoben haben.

Diese Zwecke sind im Regelfall:

  • Kommunikation zur Vertragserfüllung
  • Informationen zu unseren Waren und Dienstleistungen
  • Referenznennung für Neukunden                                                                                                                   
  • Rechnungsstellung und Abbuchungen
  • Wahrung von Gewährleistungsansprüchen

Diese Daten sind im Regelfall:

  • Ihre Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Titel, Anrede, …)
  • Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, …)
  • Daten zu Transaktionen (z.B. IBAN, BIC, Kreditwürdigkeit…)
  • Weitere personenbezogene Daten, die Sie uns während der vor-/vertraglichen Beziehung mitteilen.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht alle potentiellen Daten benennen können. Wir erheben aber nur Daten, die Sie uns aktiv mitteilen oder öffentlich zugänglich sind.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich nachkommen.

 

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage/n für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO)
  • Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO)
  • Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO)
  • Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Den Widerspruch können Sie gegenüber    unserem Datenschutzbeauftragten, den wir weiter unten ausführen, richten.
Im Falle der Direktwerbung ist gemäß § 7 UWG die zulässige Rechtsgrundlage die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei Bestandskunden, die sich auf bereits vorhandene Kundenbeziehungen stützen, gilt die Ausnahmeregelung des § 7 Abs. 3 UWG, wonach eine Einwilligung entbehrlich ist; hier gilt die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Wir begründen unser berechtigtes Interesse gemäß Erwägungsgrund 47 der DSGVO, wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Kunden mit Informationen um unsere Waren und Dienstleistungen über Kommunikationskanäle zu informieren. Sie haben als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken zu widersprechen.

 

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

 

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Im Rahmen von Steuer- und Handelsrechtlichen Vorgaben kann es zu Datenweitergaben an Steuerberater, Kreditinstituten und weiteren Finanzbehörden kommen.

Dritte sind in unserem Fall keine Dienstleister und Verbundunternehmen, die unsere Vorgaben des Datenschutzes einhalten müssen. Hierfür haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen und gewährleisten dadurch, dass Sie Ihre Rechte auch gegenüber diesen ausüben können.

 

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Europäischen Union verarbeitet und somit findet die Datenschutzgrundverordnung jederzeit Anwendung auf die Verarbeitung.

 

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht gemäß Art. 16, 17 und 18 DSGVO.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Den Widerspruch können Sie formlos gegenüber unserem Datenschutzbeauftragten melden unter folgenden Adressen:

 

Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

E-Mail: dpo.de@postnord.com

 

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

English 

 

Legal basis for data processing

In compliance with our legal obligations under Art. 12 & 13 of General Data Protection Regulation (GDPR), we are providing the following statement of our privacy policy to inform customers, suppliers, and prospective partners about how we collect and process personal data.

Who is the data controller?

The data controller as per data protection legislation is:

PostNord Logistics GmbH
Skandinavienallee 5
23570 Lübeck-Travemünde
Germany

E-mail: info.de@postnord.com

 

What data do we collect and process? And for which purposes?

When we collect information pertaining to you (‘personal data’), we undertake to only process this information for the purposes for which we first recorded it.

In most cases, these purposes are as follows:

  • communication pertaining to performance of contract
  • provision of information about our products and services
  • references of existing partners provided to new customers                                  
  • billing and payment
  • provision of warranties

In most cases, personal data is as follows:

  • identifiers (e.g. forename and surname, title, form of address)
  • contact data (e.g. e-mail address, postal address, telephone numbers)
  • transaction data (e.g. bank details, credit score)
  • other data you disclose to us prior to and during our contractual relationship

Although we cannot define all specific types of personal data which we may collect and process, please rest assured that we will only record information you actively disclose to us or which is available in the public domain.

 

Further processing for other purposes is only lawful insofar as the conditions laid out under Art. 6 (4) GDPR are met. Should this be the case and should we enter into further processing, we will always fulfil our legal obligations to inform you as in Art. 13 (3) and Art. 14 (4) GDPR.

 

What are the legal grounds?

Here is an overview of legal basis on which we collect and process personal information:

  • consent: Art. 6 (4) (a) GDPR
  • performance of contract: Art. 6 (4) (b) GDPR
  • legitimate interest: Art. 6 (1) (f) GDPR
  • compliance with legal obligations: Art. 6 (1) (c) GDPR

In cases in which you have given us your consent to process your personal data, you have the right to withdraw this consent at any time with future effect. You can object to further processing by contacting our data protection officer (DPO; details below). Where your personal data is processed for direct marketing purposes as in the German Unfair Competition Act (§ 7 UWG), the legal basis is Art. 6 (1) (a) GDPR; for existing customers in an ongoing commercial relationship to our company, we refer to the exemption from the need to obtain consent as in § 7 (3) UWG, for which Art. 6 (1) (b) and (f) GDPR provide the legal basis. In accordance with Recital 47 of GDPR, we state that we have a legitimate interest in using channels of communication to inform customers about our products and services. As a data subject, you have the right to object to processing of your personal data for these purposes in accordance with the provisions of Art. 21 GDPR.

 

How long do we keep your data?

We process data for as long as it is necessary for us to do so for the stated purposes.

In cases where there are legal obligations to preserve records (e.g. in commercial and tax law), we will retain personal data in such records for the full duration of the requirement. On expiry of the legal obligation, we will then examine potential further grounds for retaining and processing the data; in the absence of any such grounds, the data will be deleted.

As a general rule, we carry out an examination of grounds for further processing of the data we hold at the end of each calendar year. In view of the amount of data affected by this assessment, specific categories or purposes cannot be assessed without further processing.

As stated below, you are entitled at any point to ask for information regarding the personal data we hold pertaining to you and request that we restrict or erase it if there is no longer any requirement for us to process and/or retain it.

 

With whom do we share your data?

We will only share your personal data with third parties insofar as doing so is necessary for contractual performance, permitted for the purposes of legitimate interests as in Art. 6 (1) (f) GDPR, or subject to legal requirements, or insofar as you have given consent.

Obligations in tax and commercial law may require us to share your personal data with tax advisors, lenders, and financial authorities.

Under ‘third parties’, we do not include service partners or other companies forming part of the same corporate group, as these entities are obliged to uphold our data privacy conditions under processor agreements which ensure that you can also exercise your rights as a data subject with these entities.

 

Where is your data processed?

We only process your personal data in computing centres based in the European Union. As such, GDPR applies at all points during processing of your data.

 

Your rights as a data subject

As a data subject, you have the right to access data we hold and process concerning your person as in Art. 15 GDPR; please note that all access requests not made in writing may require you to provide proof of identity before we can share data we hold. You also have rights to obtain rectification or erasure of data to the full legal extent of Art. 16 and 17 GDPR; you also have the right to object to the full legal extent to continuing processing of your data; further, this applies to data portability. You always have the right to object as in Art. 21 (1) and (2) GDPR against data processing as in Art. 6 (1) (f) GDPR. This right can be exercised in writing (no specific requirements regarding form) to our data protection officer (DPO) at the following address:

 

Our data protection officer (DPO)

We have appointed an external data protection officer who can be contacted as follows:

E-mail: dpo.de@postnord.com

 

Right to complain

You have the right to lodge a complaint concerning the way in which we process your personal data with supervisory authorities holding data protection remits.